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Qu’est-ce qu’une archive et comment dit-elle être créée et conservée ?

Si la réponse à cette question peut sembler simple au premier abord et pour une majorité de professionnels et particuliers, cette dernière est en réalité beaucoup plus complexe et nécessite un large approfondissement de sa définition afin d’en dégager une réponse claire et apportant une réelle valeur ajoutée. Il convient tout d’abord de se pencher sur l’histoire de l’archivage, ses propriétés et utilisations, ses avancées et solutions actuelles mais également les modifications attendues pour les années à venir.

Suivant les premiers écrits de notre civilisation, les premières archives ont été créées et utilisées par nos pères sans interruption jusqu’à ce jour. Grâce à elles, les historiens anciens et actuels ont réussi à connaître et comprendre les temps qui nous ont précédés mais elles ont également permis aux scientifiques de consolider et approfondir les recherches et résultats de leurs prédécesseurs. Pour être concis, les archives ont joué une part importante dans la création de notre monde actuel et des avancées technologiques et sanitaires qui font notre quotidien. Aujourd’hui et particulièrement depuis le début du siècle grâce aux avancées technologiques qui ont ouvert la porte à des modifications importantes dans le traitement de l’information et son accès rapide et éphémère, l’archive subit une période de haute transition comme elle n’en avait plus connu depuis l’invention de la presse.

L’archive : une expansion inhérente au développement industriel

Si l’archivage était considéré aux siècles précédents comme une action de conservation littéraire et historique, l’avènement de l’industrialisation a modifié sa définition et l’a mis sur le devant de la scène comme une action continue obligatoire et nécessaire pour les professionnels. Regroupant l’ensemble de la documentation créée par une entreprise, les archives (dans le domaine privé, publique et professionnel) sont utiles dans la vie administrative, juridique mais aussi en tant que témoignage de l’histoire rattachée à l’entreprise et à la création de l’identité même de celle-ci.

L’archivage : une action obligatoire au regard de la loi

Document informatif de la gestion et des actions d’une entreprise, une archive est une information retenue comme possible preuve de la conduite des affaires de l’entreprise et en cas de poursuites judiciaires afin de prouver et faire valoir les droits et devoirs d’une entreprise tout au long de sa vie. Selon les cas et la nature du document archivé, la loi (ou plus précisément le code du commerce et le code général des impôts) impose sa conservation pour une durée comprise entre trois ans et trente ans, ce dernier délai étant le maximum légal à ce jour.

L’archivage en entreprise : une action bénéfique pour une performance optimale

Outre le côté légal obligatoire rattaché aux archives, l’archivage en entreprise apporte de nombreux bienfaits pour la gérance de l’ensemble des secteurs d’une société. Contenant des informations confidentielles ou publiques, les archives sont souvent le point de départ des actions menées et permettent encore une fois de prouver la bonne tenue de l’entreprise au regard des lois et réglementations qui régissent son secteur. Un archivage tenu à jour permet une optimisation des flux en améliorant la traçabilité des documents et favorise de ce fait la performance même de la société en améliorant la performance et réduisant l’appel fréquent aux ressources humaines disponibles pour ces recherches.

La gestion des archives : un coût important pour les entreprises

Le nombre de documents composant un archivage en entreprise étant proportionnel à sa longévité, celui-ci peut vite requérir des ressources humaines à plein temps pour le traitement continu de l’information. Outre les coûts imputables aux salaires des employés requis pour cette tâche, de nombreux autres facteurs financiers sont à prendre en compte. Parmi ces derniers nous pouvons prendre en compte la location des locaux et l’ensemble du matériel (scanners, photocopieurs, les rayonnages, etc…) utilisés pour cette tâche, les coûts mensuels en énergie, la taxe foncière annuelle ou encore les risques de destructions qu’il vous faudra couvrir par vous-même ou par la souscription d’une assurance dédiée. Notez cependant que le seuil de remboursement pour les documents détruits est particulièrement bas en général et qu’il ne couvre qu’une mineure partie des frais réels engrangés pour une récupération.

L’archivage : une mutation aux prémices du numérique

Alors que les frais mentionnés ci-dessus sont la norme depuis des décennies et concernaient depuis lors l’ensemble des entreprises mondiales, cela n’est plus le cas. Avec l’expansion du numérique, de plus en plus de chefs d’entreprises décident de s’orienter vers l’archivage numérique pour la gestion totale de leurs documents. Si cette tendance n’est pas encore fortement marquée et que l’archivage physique a encore de beaux jours devant lui, il semble que le passage au numérique soit une nécessité voir une obligation dans les années à venir.

L’archivage numérique : la nouvelle norme imminente ?

Dans une ère de notre société où le développement durable est sur toutes les lèvres, il peut être intéressant de se poser la question si l’archivage numérique n’est pas destiné à devenir une obligation dans les années à venir. Alors que le gouvernement a en 2013 ouvert une plateforme d’envoi de factures pour ses prestataires privés et l’a rendu obligatoire récemment, mais également que cette édition de factures au format numérique est devenue progressivement obligatoire (de 2017 à 2020) pour l’ensemble des entreprises françaises, l’obligation prochaine de la gérance numérique totale des documents inhérents à l’activité d’une société semble une évidence.

L’archivage numérique : quels bienfaits pour une entreprise utilisatrice ?

Partant de ce constat, la prochaine question à se poser est la suivante : existe-il des avantages de passer à l’archivage de documents pour une entreprise ? La réponse à cette question est bien entendue affirmative. Si l’on reprend les coûts précédemment cités pour un archivage physique, le numérique a l’avantage certain de ne pas nécessiter de locaux au sein de l’entreprise. La gestion des documents est aussi facilitée grâce à des logiciels de stockage permettant de retrouver en l’espace de quelques secondes le document voulu. Enfin, les risques d’une perte ou d’une destruction partielle ou totale des archives sont clairement diminués de par la possibilité de sauvegarder celles-ci en prévision.

L’archivage numérique : et si vous passiez à un archivage numérique externe ?

Afin de garder l’ensemble des bénéfices offerts par la numérisation tout en réduisant l’inflation des coûts pour l’entreprise, faire appel à une société externe spécialisée est la solution choisie par de plus en plus d’entreprises ces dernières années. De plus et alors que l’archivage numérique n’est pas encore une obligation, un placement actuel vous permettra de bénéficier de tarifs plus avantageux que dans une optique d’obligation légale.

Locarchives : des solutions d’archivage numériques et physiques pour les professionnels

Conscients qu’une minorité de chefs d’entreprises ne peuvent encore se passer totalement des archives physiques, Locarchives, société certifiée reconnue pour son expertise dans la gérance des archives numériques et physiques pour les professionnels vous accompagnera dans vos projets d’archivage.

 

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