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L’expression est sur toutes les lèvres mais, pour une PME ou une TPE, que cachent les termes « digital workspace » ? Comment aborder cette transformation du parc informatique et du système d’information ? Décryptage.

Ils représentent déjà un tiers des actifs en France d’après l’Insee. Les millennials (ou génération Y) déboulent en masse dans le monde du travail. Leur mode de travail nomade et connecté oblige les entreprises – toutes tailles confondues – à repenser leurs applications, leurs terminaux et leurs outils de travail. Bienvenue dans le digital workspace.

« L’approche digital workspace consiste à repenser l’ensemble des outils à disposition des collaborateurs dans le but de faciliter à la fois leur propre travail et leurs échanges. Davantage de collaboration, de mobilité et de flexibilité, en somme », analyse Baptiste Scheid, ingénieur avant-vente infrastructure et cloud chez Scriba. Comment cela se concrétise t-il ?

Adieu le PC fixe ?

Côté matériel, le modèle du PC traditionnel fixe par lequel passaient toutes les applications métiers semble, pour partie, révolu. « Sauf à disposer de contraintes physiques (environnement d’usine avec poussière, chaleur, etc.), les vieux PC robustes et figés ne correspondent plus aux besoins. Le plombier, l’agent immobilier ou encore le cadre supérieur veulent un outil mobile pour travailler où ils veulent quand il veulent », relate Baptiste Scheid.

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 Quelles applications pour le digital workspace ?

Pour ce qui est des outils, à quoi ressemble le poste de travail informatique ? Tout commence par la messagerie. « Encore beaucoup d’entreprises ne disposent pas d’un calendrier partagé ou d’une base de contacts en commun et cela peut être pénalisant. »

La boîte mail et ses solutions associées (contacts, agenda) représentent ainsi le premier pas vers le digital workspace. Viennent ensuite deux types d’outils.

  • Les outils visant à accroître les performances individuelles : terminaux mobiles, technologies cloud, accès à distance aux applications métiers, automatisation des tâches (comme Flow), etc.
  • Les outils ayant pour but d’accroître la collaboration et les performances collectives : partage de documents (OneDrive), communication à distance (visioconférence), réseau social d’entreprise (Yammer), etc.

« L’objectif n’est pas de combiner un maximum d’outils collaboratifs pour construire le digital workspace. À chaque fois, il convient de partir des usages, des activités et du contexte de l’entreprise pour déterminer les outils (hardware ou software) qui correspondent », analyse Baptiste Scheid.

Le digital workspace ici et maintenant !

Un seul chiffre donne la mesure du retard numérique des PME et TPE françaises : seules 13,4 % d’entre elles effectuent des devis en ligne, selon une récente étude de la Chambre de commerce et d’industrie de Lyon. « Il est grand temps de prendre ce virage. Sans cela, les entreprises ne pourront pas attirer les nouveaux talents et rester concurrentielles », prévient Baptiste Scheid. Et l’expert de compléter : « D’un côté, un commercial doté d’une tablette pour sa présentation et qui effectue son devis en ligne, en quelques clics. De l’autre un vendeur avec une ancienne version de PowerPoint et un PC vieillissant. Le déficit d’image est sans appel. »

Vous avez dit changement ?

Mais aborder cette transformation des outils de travail peut faire peur aux dirigeants comme aux collaborateurs. « Le plus déroutant selon moi, c’est le changement d’interface. C’est pour cela qu’il faut commencer petit à petit, en impliquant les collaborateurs dès le début des projets. Ils doivent faire partie du choix de l’outil puis – et cela passe pour une évidence – être inclus dans les phases de tests. Tout le monde est gagnant », rappelle l’expert. Ainsi, un commercial connecté est 20 % plus performant d’après Forbes.

 

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